1. Homepage
  2. Wetenschap

Succesvolle projecten: het is geen rocket science

Succesvolle projecten: het is geen rocket science
0

Succesvolle projecten: het is geen rocket science

Er is geen slechter persoon dan de projectmanager aan het einde van een mislukt project.Als IT-projectmanager heb ik dat gevoel ervaren en ik kan je vertellen dat het niet fijn is.IT-projecten zijn bijzonder moeilijk te beheren.In feite zijn er eigenlijk geen IT-projecten, alleen maar projecten die elementen van IT bevatten.

Het probleem met deze projecten is dat je vaak iets doet dat niet’Het is nog niet eerder gedaan, is onbewezen of baanbrekend.Klanten verwachten een goed resultaat en geen excuus, ook al zijn deze projecten vaak een reis naar het onbekende.Als we de bouwsector nemen, bijvoorbeeld het bouwen van een nieuwe brug: we bouwen al honderden jaren bruggen en weten hoe we dat moeten doen.Wij begrijpen hoe dingen gaan gebeuren, in welke volgorde en wat het verwachte resultaat is.Dit is zelden het geval bij IT-projecten.

Het vermijden van de veelvoorkomende valkuilen van IT-projectmanagement is geen rocket science, het is simpelweg een kwestie van verstandige maatregelen nemen.Hier worden vijf grote fouten in projectmanagement geïdentificeerd:

Wie is de eigenaar van het project?

De fout:

De aard van projecten is verandering en verandering stuit vaak op weerstand.Mensen houden niet van verandering, dus moeten ze weten dat het nodig is en welke voordelen het zal opleveren.Om een ​​project verandering te laten bewerkstelligen, heeft het de steun van het senior management nodig.Zonder deze steun zal het project heel langzaam verlopen.De sponsor (senior management) is de persoon die de verandering voortstuwt en het project is het mechanisme voor verandering.Een project zonder steun van het senior management zal het moeilijk hebben.

De oplossing:

Zorg ervoor dat u top-down steun krijgt van het senior management.Er moet directe communicatie zijn van de sponsor naar de belanghebbenden.De boodschap moet zijn: “we menen het, dit gaat gebeuren, dus je bent bij ons of je bent niet” en pas op voor degenen die dat niet zijn.

Wees voorzichtigals projectmanager om ervoor te zorgen dat de sponsor het project niet overneemt en de feitelijke projectmanager wordt.

Gebruikers erbij betrekken

De fout:

Gebrek aan gebruikersinvoer en betrokkenheid is het recept voor een slecht project.Dit kan komen door de ‘wij weten wat je wilt’-mentaliteit van de IT-afdeling of door een gebrek aan interesse bij de klant.Hoe dan ook moet dit worden vermeden.

De oplossing:

De IT-afdeling moet de tijd nemen om de vereisten van de klant te begrijpen voordat ze een technische oplossing voorstelt.Vaak wordt IT verblind door het laatste, nieuwste dat beschikbaar is en probeert het de vereisten daarin op te nemen.Aan de andere kant moeten klanten de tijd en moeite besteden die nodig zijn om een ​​succesvol project te garanderen door met de IT-afdeling te communiceren en ervoor te zorgen dat alle vereisten volledig zijn gedefinieerd.Zorg ervoor dat u met alle belanghebbenden hebt gesproken om hun vereisten te inventariseren en dat zij met u blijven samenwerken gedurende de duur van het project.

Scope Creep stoppen

De fout:

Scope creep is de oorzaak van meer projectmislukkingen dan wat dan ook.Niet precies weten wat een project wil opleveren of in een vlaag van enthousiasme en weinig anders van start gaan, is een recept voor mislukking.

De oplossing:

Zorg ervoor dat de business case, vereisten en reikwijdte duidelijk gedefinieerd en gedocumenteerd zijn.Zorg ervoor dat de belanghebbenden ze begrijpen en teken ze af.Houd u strikt aan de reikwijdte en als er wijzigingen nodig zijn, voer deze dan door een verandermanagementproces waarin ze worden gedocumenteerd, gerechtvaardigd en vervolgens overeengekomen.

Verwachtingen beheren

De fout:

Vaak wordt verwacht dat IT als een toverstaf is waar je mee zwaait, en dan gebeurt er plotseling een wonder.Tijdens een technologieproject kunnen de verwachtingen belachelijk hoog oplopen.Het is de rol van de projectmanager om de verwachtingen op een verstandig niveau te managen.

De oplossing:

Een manier om dit te voorkomen is dooreen project opdelen in kleinere stukken of fasen.Ik vergelijk dit met een worstenmachine, waarbij je aan de ene kant de grondstof invoert en aan de andere kant eruit komt als kleine, perfect gevormde pakjes of worstjes.Hetzelfde kan gebeuren met IT-projecten waarbij je kleine pakketten met vereisten door de machine duwt, waardoor er gedurende de looptijd van een project verschillende resultaten ontstaan.Op deze manier beheert u de verwachtingen door frequente leveringen te doen om te demonstreren wat de technologie werkelijk kan opleveren.Deze aanpak zorgt ervoor dat het project voldoet aan de verwachtingen van de klant, doordat ze vroegtijdig inzicht krijgen in wat u bouwt.

Het jargon begrijpen

De fout:

Heb je ooit naast een groep IT-professionals gestaan ​​en je afgevraagd waar ze het in vredesnaam over hadden?Het is als een geheel nieuwe taal en voor niet-IT-mensen is dat vaak het geval.De valkuil komt wanneer de klant en IT denken dat ze dezelfde taal spreken, terwijl dat in werkelijkheid niet het geval is.Dit leidt tot een probleem wanneer de IT-afdeling levert wat zij begrepen dat de klant wilde, en het iets anders blijkt te zijn.

De oplossing:

Communicatieproblemen zijn het moeilijkst op te lossen, omdat vaak pas achteraf het probleem wordt geïdentificeerd.Regelmatige communicatie en een nauwe werkrelatie met de klant zullen daarbij helpen.Wat je echt nodig hebt, is iemand die beide kampen kent.Iemand die de business en de IT even goed begrijpt.Als u deze persoon kunt identificeren, zorg er dan voor dat u hem of haar vasthoudt, hij of zij is enorm waardevol.Als u deze persoon niet kunt vinden, is de volgende beste optie om twee mensen te hebben, één uit de business en één uit de IT.Door nauw samen te werken en informatie te delen, kunnen ze eventuele communicatieproblemen tot een minimum beperken.

Eindelijk

In 1995 ondervroeg de Standish Group IT-managers naar hunmeningen over waarom projecten slagen.De drie belangrijkste redenen voor het succes van een project zijn de betrokkenheid van de gebruiker, de ondersteuning van het management en een duidelijk programma van eisen.Als u zich alleen op deze drie aspecten concentreert, krijgt uw project een goede kans op succes.

Word niet het slachtoffer van een mislukt project, maar zorg voor maatregelen die uw succes garanderen.Het is tenslotte geen rocket science!

Je bent misschien geïnteresseerd in